LLC aux USA: Guide pour recruter un employé ou un freelance
Créer une LLC (Limited Liability Company) aux États-Unis offre une grande flexibilité pour recruter. Que vous souhaitiez embaucher un employé ou collaborer avec un freelance, la LLC peut gérer ces relations contractuelles à condition de respecter certaines règles fiscales et administratives. Voici un guide détaillé pour comprendre les démarches.
Différences entre employé et freelance
Employé (Employee)
Un employé travaille sous la supervision directe de l’entreprise. Il reçoit un salaire fixe, bénéficie parfois d’avantages sociaux et l’entreprise doit s’acquitter des cotisations sociales et obligations fiscales.
Freelance (Independent Contractor)
Un freelance est indépendant et réalise des missions ponctuelles. Il est responsable de ses impôts et cotisations. La relation contractuelle est plus flexible mais il faut veiller à respecter les critères légaux du statut de freelance aux États-Unis.
Embaucher un salarié avec une LLC américaine
Obtenir un EIN (Employer Identification Number)
Pour employer légalement une personne, la LLC doit obtenir un EIN auprès de l’IRS, qui identifie l’entreprise à des fins fiscales.
Vérification de l’autorisation de travail
L’entreprise doit confirmer que l’employé est légalement autorisé à travailler aux États-Unis via le formulaire I-9. Cela concerne uniquement les employés basés aux USA.
Respect des lois du travail
Chaque État possède ses propres règles concernant le salaire minimum, les heures supplémentaires et autres obligations. Il est recommandé de consulter un avocat spécialisé en droit du travail américain.
Déclarations et cotisations
La LLC doit retenir les impôts sur le revenu, payer les cotisations sociales (Social Security, Medicare) et remplir les formulaires tels que le W-2 ou le 941.
Collaborer avec un freelance via une LLC
Contrat de prestation
Un contrat clair est essentiel pour définir les missions, les modalités de paiement, la propriété intellectuelle et les délais. Cela permet également de limiter la responsabilité en cas de litige.
Formulaire W-9 pour freelance américain
Si le freelance est basé aux États-Unis, il doit remplir le formulaire W-9, afin que la LLC puisse déclarer les paiements via un formulaire 1099-NEC en fin d’année.
Freelance basé à l’étranger
Pour un freelance hors des États-Unis, il faut fournir le formulaire W-8BEN. Cela permet de prouver que la LLC n’a généralement pas à retenir de taxes à la source sur ces paiements internationaux.
Pas de cotisations sociales
Contrairement aux salariés, la LLC n’a pas à payer de charges sociales pour un freelance. Cela simplifie la gestion mais il faut respecter les règles pour éviter toute requalification du statut.
Paiement des salariés et freelances
Les paiements peuvent se faire par virement bancaire, via des plateformes comme Wise ou Payoneer, ou par chèque pour les employés aux États-Unis. Il est important de conserver toutes les preuves de paiement pour la comptabilité et les déclarations fiscales.
Cas particulier : LLC détenue par un non-résident
Une LLC détenue par un ou plusieurs non-résidents peut embaucher, mais certains prestataires de paie et banques peuvent refuser leurs services. Il est alors possible de passer par des intermédiaires spécialisés comme Gusto ou Remote.
Conclusion
Que vous embauchiez un salarié ou un freelance, une LLC américaine fournit le cadre légal nécessaire. Il faut juste suivre les démarches fiscales et administratives et s’entourer de bons partenaires ou conseillers pour rester en conformité et professionnaliser votre activité.
Clause de non-responsabilité
Les informations présentées ici sont à titre informatif et ne remplacent pas les conseils d’un avocat ou expert-comptable. Pour toute action liée à l’embauche via une LLC américaine, consultez un professionnel qualifié.